• La base de connaissances contient des informations ou des connaissances (potentiellement en très grand nombre) que votre AI Agent ou Copilot peut utiliser pour générer des réponses. Ces informations sont récupérées de manière dynamique : l’IA effectue des recherches dans la base de connaissances uniquement lorsque cela est nécessaire.

• Les consignes, en revanche, sont des instructions fixes qui s’appliquent à chaque action de l’application d’IA.

• Guidelines : le texte de chaque consigne associée à la configuration, y compris les consignes préconfigurées.

• Actions : les champs "When to trigger this action" et "How to execute this action" de chaque action associée à la configuration qui n’est pas marquée "Blocked". Cette étiquette apparaît à côté du nom de l’action, dans le menu "Actions" sous Connect AI et dans l’onglet "Actions" de la configuration.

• Brand and tone : le champ "Brand description", ainsi que "Custom role instructions" et "Custom tonality instructions" si vous avez saisi vos propres instructions sous "Role" ou "Tonality and communication style".

• Dans la vue d’ensemble sous "Setups" > "AI Agent" ou "Copilot", une étiquette "Optimize instructions" apparaît à côté du nom d’une telle configuration. Survolez-la pour voir le pourcentage. Si la configuration utilise encore le modèle d’IA précédent, l’étiquette "Previous AI model" apparaît à cet endroit à la place. Une telle configuration peut également dépasser 100 % ; ouvrez-la donc pour vérifier la jauge.

• Dans la vue d’ensemble des consignes, la colonne "Setups" indique à combien d’AI Agents et de Copilots une consigne est associée. Si l’une de ces configurations dépasse 100 %, une icône d’avertissement apparaît à côté du nombre. Survolez-la pour voir le nom et le pourcentage de chaque configuration concernée.

• Raccourcissez les consignes longues ou fusionnez celles qui traitent de sujets similaires. Une consigne peut être associée à plusieurs configurations, et toute modification s’applique à chacune d’elles. Désactivez ce dont la configuration n’a pas besoin dans son onglet "Guidelines". Les consignes préconfigurées ne peuvent pas être modifiées ; désactivez celles dont vous n’avez pas besoin.

• Dans le menu "Actions" sous Connect AI, raccourcissez les champs "When to trigger this action" et "How to execute this action" des actions associées. Une action peut elle aussi être associée à plusieurs configurations, et toute modification s’applique à chacune d’elles. Si seule cette configuration n’a pas besoin de l’action, désactivez-la plutôt dans la colonne "Status" de l’onglet "Actions" de la configuration.

• Dans l’onglet "General" de la configuration, raccourcissez les champs "Brand description", "Custom role instructions" et "Custom tonality instructions". Le fonctionnement est identique pour les AI Agents et les Copilots.

• Évitez les contradictions : Veillez à ce que vos consignes ne se contredisent pas, car cela peut fortement dégrader la qualité des réponses.

• Évitez les redondances : Assurez-vous que les consignes ne sont pas présentes plusieurs fois sous une forme similaire.

• Allez à l’essentiel : Limitez autant que possible le nombre et le contenu des consignes, en vous concentrant sur les exigences les plus importantes.

• Formulez clairement et précisément : Rédigez des consignes sans ambiguïté et compréhensibles afin que l’IA puisse les appliquer de manière fiable.

• Ne les utilisez pas pour les paramètres de configuration : Réglez la longueur des réponses, le degré de formalité, le rôle et le ton directement dans la configuration, et non dans les consignes.

• Respectez la limite de caractères : Chaque consigne peut contenir au maximum 2 000 caractères. Restez néanmoins concis et limitez chaque consigne à une seule règle.

Si un client décrit un problème technique qui ne peut pas être résolu par des étapes de dépannage simples, transférez la conversation à un conseiller humain de l’assistance. Informez le client de manière transparente du transfert et indiquez un délai d’attente réaliste.

Face à des clients frustrés ou en colère, faites preuve d’empathie et reconnaissez leur situation. Présentez vos excuses pour la gêne occasionnée et concentrez-vous sur les solutions. Évitez un langage défensif et restez professionnel, même si le client est impoli.

Avant de recommander des produits, posez des questions ciblées pour comprendre les besoins et les exigences spécifiques du client. Ne recommandez que des produits qui correspondent réellement aux besoins identifiés. Évitez les suggestions génériques sans contexte.

Fournissez toujours des informations tarifaires complètes, incluant tous les frais supplémentaires pertinents. Informez spontanément le client de la disponibilité actuelle et des délais de livraison. Si une information n’est pas disponible, reconnaissez-le honnêtement et proposez de l’obtenir.

Ne demandez jamais de numéros complets de carte bancaire, de mots de passe ou d’autres données financières hautement sensibles dans le chat. Pour les demandes nécessitant ces données, orientez le client vers d’autres canaux sécurisés. Traitez toutes les données financières partagées de manière confidentielle et ne les mentionnez pas dans les réponses suivantes.

Vous êtes un bot d’assistance destiné aux clients finaux. Répondez uniquement à partir des données et des consignes fournies. Si des informations manquent ou sont ambiguës, dites honnêtement que vous n’êtes pas sûr au lieu de deviner. N’inventez jamais de faits, de fonctionnalités, de liens ou d’offres. Signalez les informations contradictoires et posez des questions de clarification lorsque cela est nécessaire.