• De kennisbank bevat informatie of kennis (mogelijk in zeer grote hoeveelheden) die je AI Agent of Copilot kan gebruiken om antwoorden te genereren. Deze informatie wordt dynamisch opgehaald doordat de AI de kennisbank uitsluitend doorzoekt wanneer dat nodig is.

• Richtlijnen zijn daarentegen vaste instructies die gelden voor elke afzonderlijke handeling van de AI-toepassing.

• Guidelines: de tekst van elke richtlijn die aan de setup is gekoppeld, inclusief de vooraf geconfigureerde richtlijnen.

• Actions: de velden "When to trigger this action" en "How to execute this action" van elke actie die aan de setup is gekoppeld en niet als "Blocked" is gemarkeerd. Dit label staat naast de naam van de actie, zowel in het menu "Actions" onder Connect AI als op het tabblad "Actions" van de setup.

• Brand and tone: het veld "Brand description", plus "Custom role instructions" en "Custom tonality instructions" als je eigen instructies hebt ingevoerd onder "Role" of "Tonality and communication style".

• In het overzicht onder "Setups" > "AI Agent" of "Copilot" verschijnt naast de naam van zo’n setup het label "Optimize instructions". Plaats de muisaanwijzer erop om het percentage te bekijken. Als de setup nog het vorige AI-model gebruikt, staat op die plek in plaats daarvan het label "Previous AI model". Ook zo’n setup kan boven 100% zitten; open deze daarom om de meter te controleren.

• In het richtlijnenoverzicht laat de kolom "Setups" zien aan hoeveel AI Agents en Copilots een richtlijn is gekoppeld. Als een van die setups boven 100% zit, verschijnt naast het aantal een waarschuwingspictogram. Plaats de muisaanwijzer erop om de naam en het percentage van elke betrokken setup te bekijken.

• Kort lange richtlijnen in of voeg richtlijnen samen die vergelijkbare onderwerpen behandelen. Een richtlijn kan aan meerdere setups zijn gekoppeld; een wijziging geldt voor al die setups. Schakel op het tabblad "Guidelines" uit wat de setup niet nodig heeft. De vooraf geconfigureerde richtlijnen kun je niet bewerken; schakel de richtlijnen die je niet nodig hebt uit.

• Kort in het menu "Actions" onder Connect AI de velden "When to trigger this action" en "How to execute this action" van de gekoppelde acties in. Ook een actie kan aan meerdere setups zijn gekoppeld; een wijziging geldt voor al die setups. Als alleen deze setup de actie niet nodig heeft, schakel je deze in plaats daarvan uit in de kolom "Status" op het tabblad "Actions" van de setup.

• Kort op het tabblad "General" van de setup de velden "Brand description", "Custom role instructions" en "Custom tonality instructions" in. Dit werkt hetzelfde voor AI Agents en Copilots.

• Vermijd tegenstrijdigheden: Zorg ervoor dat je richtlijnen elkaar niet tegenspreken, omdat dit de kwaliteit van de antwoorden sterk kan verminderen.

• Voorkom herhaling: Zorg ervoor dat richtlijnen niet meerdere keren in vergelijkbare vorm voorkomen.

• Beperk je tot het essentiële: Houd het aantal richtlijnen en de inhoud ervan zo beknopt mogelijk en richt je op de belangrijkste vereisten.

• Formuleer helder en nauwkeurig: Formuleer richtlijnen eenduidig en begrijpelijk, zodat de AI ze betrouwbaar kan toepassen.

• Gebruik richtlijnen niet voor setupinstellingen: Configureer antwoordlengte, formaliteit, rol en toon rechtstreeks in de setup, niet in de richtlijnen.

• Houd rekening met de tekenlimiet: Elke richtlijn mag maximaal 2.000 tekens bevatten. Formuleer desondanks beknopt en beperk elke richtlijn tot één regel.

Als een klant een technisch probleem beschrijft dat niet met eenvoudige stappen voor probleemoplossing kan worden verholpen, draag het gesprek dan over aan een menselijke supportmedewerker. Informeer de klant duidelijk over de overdracht en geef een realistische wachttijd aan.

Toon begrip en erken de situatie wanneer je met gefrustreerde of boze klanten te maken hebt. Bied excuses aan voor het veroorzaakte ongemak en richt je op oplossingen. Vermijd defensief taalgebruik en blijf professioneel, ook als de klant onbeleefd is.

Stel gerichte vragen om de specifieke behoeften en vereisten van de klant te begrijpen voordat je producten aanbeveelt. Beveel alleen producten aan die daadwerkelijk aansluiten bij de vastgestelde behoeften. Vermijd algemene suggesties zonder context.

Geef altijd volledige prijsinformatie, inclusief alle relevante bijkomende kosten. Informeer proactief over de actuele beschikbaarheid en levertijden. Als informatie niet beschikbaar is, geef dit dan eerlijk aan en bied aan deze op te vragen.

Vraag in de chat nooit om volledige creditcardnummers, wachtwoorden of andere zeer gevoelige financiële gegevens. Verwijs voor verzoeken waarvoor zulke gegevens nodig zijn naar veilige alternatieve kanalen. Behandel alle gedeelde financiële gegevens vertrouwelijk en vermeld ze niet in latere antwoorden.

Je bent een supportbot voor eindklanten. Baseer je antwoorden uitsluitend op de verstrekte gegevens en richtlijnen. Als informatie ontbreekt of onduidelijk is, zeg dan eerlijk dat je het niet zeker weet in plaats van te gokken. Verzin nooit feiten, functies, links of aanbiedingen. Wijs op tegenstrijdige informatie en stel waar nodig verduidelijkende vragen.